Kế toán được xem là mạch sống của doanh nghiệp, và hóa đơn chứng từ là yếu tố đầu vào để kế toán trình bày số liệu, qua đó cho ra các báo cáo phục vụ cho các bộ phận có liên quan. Tuy nhiên, sẽ có những thời điểm doanh nghiệp sẽ bàn giao hóa đơn chứng từ để bên dịch vụ kế toán làm báo cáo thay. Và biên bản giao nhận hóa đơn giúp cho việc bảo quản chứng từ một cách hiệu quả hơn. Hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu về loại biên bản này nhé.
Biên bản giao nhận hóa đơn là gì?
Biên bản giao nhận hoá đơn là bảng liệt kê danh sách các hóa đơn mà tổ chức, hộ kinh doanh tiến hành bàn giao cho đơn vị khác để phục vụ cho các mục đích công việc như: bàn giao hoá đơn GTGT cho công ty dịch vụ kế toán để khai báo thuế định kỳ và lên báo cáo tài chính cuối năm. Biên bản này sẽ là bằng chứng quan trọng phục vụ cho mục đích truy cứu trách nhiệm các bên trong trường hợp xảy ra vấn đề sai sót, mất mát với hoá đơn đã được bàn giao.
Do đó khi tiến hành bàn giao hoá đơn, bên bàn giao phải làm biên bản giao nhận hóa đơn một cách cẩn thận, đầy đủ các thông tin.
Các yêu cầu phải có của biên bản giao nhận hóa đơn
- Đầy đủ thông tin: Và đây là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan khi xảy ra việc mất mát hoá đơn đã được giao nhận.
- Ghi rõ, chi tiết về hoá đơn được bàn giao: giúp cho việc theo dõi hóa đơn bàn giao giữa các bên hiệu quả hơn nhằm tránh mất mát xảy ra, nên biên bản cần thể hiện rõ những thông tin liên quan đến hoá đơn được bàn giao như sau: loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số lượng…
- Chữ ký xác nhận của các bên: Đây là yếu tố quan trọng cho thấy giữa hai bên thực tế đã có sự giao nhận hóa đơn vào thời gian cụ thể, phục vụ cho mục đích truy cứu trách nhiệm nếu có mất mát xảy ra sau này.
Cách lập biên bản giao nhận hóa đơn
Biên bản giao nhận hóa đơn phải gồm đầy đủ các mục sau đây:
- Thời gian lập biên bản.
- Thông tin của bên giao & bên nhận: ghi rõ địa chỉ, mã số thuế, người đại diện mỗi bên, chức vụ.
- Thông tin về hóa đơn được bàn giao: tên hoá đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, số lượng.
- Tạo thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản
- Chữ ký xác nhận của 2 bên
Mẫu biên bản bàn giao hóa đơn
| Số: 01032021/BBGNHD | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC ********** |
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÓA ĐƠN
Hôm nay, ngày …. tháng … năm 2021, tại ………………., Chúng tôi gồm có:
Bên giao (Bên A):
Địa chỉ:
MST:
Đại Diện: Chức vụ:
Bên nhận bàn giao (Bên B):
Địa chỉ:
MST:
Đại diện: Chức vụ:
Bên A tiến hành bàn giao cho bên B hóa đơn chứng từ với thông tin như sau:
Biên bản bàn giao được lập thành hai bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Đại diện bên A Đại diện bên B
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
>>> Tải mẫu biên bản giao nhận hóa đơn tại đây:
Hi vọng những kiến thức về biên bản giao nhận hóa đơn sẽ giúp cho các bạn có kinh nghiệm lưu trữ và kiểm soát hóa đơn chứng từ một cách hiệu quả hơn.
