Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ được dùng trong trường hợp bộ phận cấp trên tiến hành bàn giao hàng hóa, sản phẩm cho bộ phận cấp dưới hoặc giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp có sự bàn giao hàng hóa, sản phẩm với nhau. Hoạt động này diễn ra rất thường xuyên ở các doanh nghiệp sản xuất. Hôm nay, chúng ta cùng nhau tìm hiểu chủ đề thú vị này nhé!
Biên bản giao nhận hàng hoá là gì và tầm quan trọng của nó?
Ngày nay việc giao nhận hàng hoá diễn ra rất thường xuyên không chỉ ở trong mọi ngành nghề, mà còn diễn ra ngay cả trong chính hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp làm về ngành sản xuất thì việc này còn diễn ra thường xuyên hơn. Có thể kể đến một số hoạt động như sau:
- Chuyển tài sản cố định cho chi nhánh để mở rộng hoạt động sản xuất.
- Chuyển một số hàng hoá làm nguồn đầu vào như thiết bị vật tư, công cụ, nguyên liệu sản xuất
Do hoạt động này diễn ra thường xuyên và để giúp cho việc quản lý số liệu một cách rõ ràng hơn cho bên chuyển giao và bên nhận thì cần phải có một biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ để làm bằng chứng giao nhận vào ngày diễn ra hoạt động giao nhận đó
Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ chính là bằng chứng chứng minh rằng các bên đã giao và nhận đủ hàng hoá, tài sản đúng theo yêu cầu thỏa thuận vào một thời điểm cụ thể. Đây có thể xem là một căn cứ quan trọng để phân định trách nhiệm của các bên nếu trong trường hợp xảy ra các tranh chấp.
Ngoài ra, biên bản này còn giúp cho các bộ phận có liên quan cập nhật được số liệu hiệu quả hơn phục vụ tốt cho công tác quản trị của chính doanh nghiệp.
Những tiêu chí bắt buộc trong biên bản giao nhận hàng hoá nội bộ
Với tính chất quan trọng, biên bản này cần phải đáp ứng được các tiêu chí sau đây:
- Đảm bảo thông tin chính xác: Là việc kê khai trung thực, đầy đủ thông tin về bên giao, bên nhận, thời gian giao nhận, mã số và thông số của sản phẩm (nếu có), loại hàng hoá, số lượng của từng mặt hàng cụ thể…, để quy trách nhiệm cho các cá nhân về hoạt động này.
- Thực hiện đồng thời với các giấy tờ liên quan: Để giúp cho các bên liên quan xác định được hàng hóa nhận bàn giao đã đủ số lượng, đảm bảo được chất lượng hay chưa thì ngoài biên bản giao nhận nội bộ như trên thì còn phải có các chứng từ khác kèm theo như: hợp đồng mua bán thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, hợp đồng vận chuyển…
- Cần chữ ký tươi và dấu đỏ: Việc có chữ ký tươi của bên giao và bên nhận trên biên bản này là một điều hết sức quan trọng. Vì nó là cơ sở để xác nhận hoạt động bàn giao này là do ai chịu trách nhiệm, phục vụ cho cơ sở pháp lý sau này.
Các thông tin cần có trong biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Một biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ chuẩn phải bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Thời gian bàn giao.
- Thông tin cá nhân và chức vụ của đại diện bên giao và bên nhận
- Địa điểm giao nhận
- Thông tin đầy đủ về sản phẩm như: tên sản phẩm, số lượng, tình trạng, mã ký hiệu.
- Chữ ký xác nhận và dấu mộc của hai bên.
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
CÔNG TY…………
BỘ PHẬN………..
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ
Ngày 03 tháng 05 năm 2021.
Số: ……..
Nợ: …….
Có: …….
Căn cứ Quyết định số: …… ngày …tháng… năm 2….của ……………….về việc bàn giao TSCĐ:
– Ông/Bà: …………….., chức vụ: ………………………. Đại diện bên giao
– Ông/Bà: ……………………., chức vụ: …………………… Đại diện bên nhận
Địa điểm giao nhận TSCĐ: …………………………………………….
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
>>> Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tại đây!
Qua đây, có thể thấy biên bản giao nhận hàng hoá nội bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Hi vọng, qua kiến thức trên đây sẽ giúp cho các bạn kiểm soát được dữ liệu và làm việc hiệu quả hơn trên con đường sự nghiệp sau này.
